• 主要從事服務項目
    檔案整理、檔案數字化、圖書數字化、檔案寄存、檔案系統定制、人員外包服務
    1. 10 經驗
    2. 300 企業
    3. 1000 項目
    4. 8000 用戶
    ABK銀行信貸檔案系統
    發布時間:2018-10-29

    一、ABK銀行信貸檔案系統需求原因

    1、解決實物檔案移交后的查閱問題:
    希望通過良好的設計即方便銀行內部各級查閱,也盡量避免在內外部各級檢查時調閱紙質檔案,減輕分行檔案管理崗工作量。

    2、提高銀行信貸管理水平:?
    ◆ 通過“支行系統上傳——分行集中打印入檔”的方式收集出賬后入檔的放劃款憑證等,嘗試新的資料收集管理模式,意味著出賬后結清前支行無需再專門派人奔波遞送檔案。?
    ◆ 提供“對私授信貸后檢查管理及檔案”、“對私授信分類認定管理及檔案”、“對私授信催收管理及檔案”模塊,對個貸貸后檢查、分類認定、催收工作提供管理系統。
    ◆ 優化流程,從以合同為單位做貸后檢查,變更為以客戶為單位。提供系統自動生成個貸“貸后檢查報告”、“風險分類認定”功能。根據分行月度/季度上傳的名單、信息,檔案系統自動生成貸后檢查表、風險分類認定表初表,減輕支行撰寫及分行審核的工作量,將分支行從是否漏報、基本信息的填寫和核對的事務性工作中解放出來,有精力將重心轉向核心的風險判斷。
    ◆ 系統自動逐筆考核各支行檔案管理中“不及時上報憑證”、“貸后檢查、分類認定不合格被分行退回”等行為,自動統計得出《 年 月對私授信檔案管理考核表(筆數)》,且支行能查詢錯誤明細,提高考核效率。
    ◆ 通過支付憑證上傳、逐筆自動考核上傳及時性、自動識別劃款憑證出“個人貸款流向匯總表”等手段,改進我行支付管理。
    ◆ 通過流程設計,明晰支行、分行信管部、檔案管理分工,促進我行檔案管理從“保管檔案”到“管理檔案”的升級。
    ◆ 通過掃描發票正本及自動識別功能,杜絕假發票、不及時上交發票等管理漏洞,提高我行信貸管理水平。
    ◆ 系統自動逐筆考核各支行檔案管理中“不及時上報憑證”、“不及時上傳發票”等行為,自動統計得出《 年 月對公授信檔案管理考核表(筆數)》,且支行能查詢錯誤明細,提高考核效率。
    ◆ 通過支付憑證上傳、自動考核支付憑證上傳及時性、自動識別劃款憑證出“對公貸款流向匯總表”方式,改進我行支付管理。
    ◆ 通過流程設計,明晰支行、分行信管部、檔案管理分工,促進我行檔案管理從“保管檔案”到“管理檔案”的升級。

    二、系統架構

    2.1 資料卷宗
    可將整本資料卷宗放入大型掃描儀器進行整本文件掃描,卷宗上的列表、資料、檔案目錄、檔案文件等,從中用戶可查詢各類檔案名稱,立卷人,立卷時間,其所屬資料卷宗,并可根據用戶的不同權限對文件進行管理設置。
    2.2 資料卷宗設置
    資料卷宗可根據資料種類、類別、所屬檔案目錄或文件類型等方式進行設置修改,例如,根據有效期分類(短期,中期,中長期等),卷宗類型(A型,B型等),目錄具體名稱(如借貸申請書,授權委托文件,審核調查報告,公證書,各類單據憑證等),也可根據資料類別分類(原件或復印件)
    2.3 客戶管理
    客戶列表將所有客戶名稱排序列出,在客戶歸類的選項中可將各類客戶按其屬性歸類,例如,某某銀行上海分行為商業信貸部門,某某銀行廣州分行為信息總和部分等。
    2.4 系統提醒
    系統中特別設置了文件提醒功能,這個平臺將所需文件名、文號、責任者、文件數量、所屬檔案目錄等一一列出,用戶可清晰地查閱每一份文件的內容,并了解此份文件分別有多少份原件和復印件,總共多少頁數,并且可以查出缺少的文件數,然后進行文件及時追蹤和歸檔。
    2.5 操作日志
    用戶可對一些進展型文件根據其進展進程作出修改管理或更新,操作的步驟和時間會被系統記錄,用于監察。
    2.6 系統設置
    系統設置中包括用戶權限管理,用戶管理,公司管理,審核設置,區域設置和系統權限等。
    用戶權限根據工作人員不同職位職能進行設置,例如,分行經理,部門經理,憑證部門工作人員,業務員等。系統管理員對每一級工作人員進行了權限設置,根據不同等級分別擁有對組或以下用戶管理、審核、修改權限,或僅有查看權限等。
    用戶管理包含了所有工作人員和用戶的個人檔案文件,包括姓名,工號,密碼,用戶組,聯系方式,身份確認,銀行卡號,人像照片等。
    審核設置中有審核文件類別名稱,權限值等功能,并可進行排序和操作。
    區域設置細化到各個部門或辦公室,可設置其權限等。

    三、架構涉及角色

    銀行檔案管理崗:
    (銀行信管部檔案專管員):可上傳索引、修改索引;可對檔案做外借、下載、打印封面的操作;可查閱銀行所有檔案(含隱藏內容);可選擇或恢復需要隱藏的內容;
    銀行貸后檔案管理崗:
    負責上傳需要貸后檢查、風險分類認定、催收的名單;負責審核支行提交的貸后檢查、風險分類認定。
    分行有權查閱人:
    可查閱銀行檔案(除隱藏內容)
    支行權限查閱人(行長、內勤):
    可查閱本支行檔案(除“隱藏”內容);
    可上傳本支行檔案的出賬通知書、劃款憑證、發票、承兌匯票等;
    可上傳本支行個貸貸后檢查、分類認定、個貸催收檔案。
    個人權限查閱人:
    可查閱本人名下授信的檔案(除“隱藏”內容);
    可上傳本人名下授信的出賬通知書、劃款憑證、發票、承兌匯票等;
    可上傳本人名下授信的個貸貸后檢查、分類認定、個貸催收檔案。
    檔案交接專員:
    負責交接、掃描;
    負責在銀行登錄系統執行上傳文件、上傳確認、歸還入庫、結清操作。

    四、系統特色功能介紹

    1、 電子書功能:可將所有掃描文件以卷宗為單位,直接以書本的形式在電腦中呈現。用戶在查閱文案時猶如直接翻閱書本,鼠標點到哪,書本翻到哪,靈便自如,有些雙面文案可同時呈現方便閱讀,大大加強文案閱讀可視化效果。



    2、 文字識別功能:開發的文字識別軟件是通過光學技術對文字進行識別,自動通關對圖形的識別轉化成文字提取。它能將文字自動識別的同時錄入到電腦軟件,與掃描儀設備配備結合,可將進入掃描儀的文檔高效識別,在電腦中以文檔格式歸檔記錄,以便日后文檔的影像數據和使用。文字識別系統軟件已經可以和掃描儀搭配使用,提升效率,效果良好,準確率達到95%左右。
    3、 文檔條形碼功能:以每盒和每箱為單位進行條形碼匹配,將印有銀行專屬的條形碼貼在每盒和每箱文檔上,與電腦軟件一一對應,即:在電腦軟件中輸入、掃入條形碼編碼便可查到相對應的文件所在資料室、密集柜位置,或用掃描槍對著盒子或箱子上的條形碼掃描,便可直接從電腦中查看到盒中或箱中存放哪些文案,對文檔的管理和查找工作效率和精確度大大提升。
    4、 裝箱入架一體化流程:在電腦中預先設定每個箱子入架位置,以數軸形式設立縱軸和橫軸坐標點,確定箱子在密集柜中的具體位置,所有成箱文件分別與庫房管理相關聯,對倉儲文件進行有條不紊的管理、存放。
    5、全文檢索功能:在將所有文案掃描入電腦的同時已建立起強大的資料庫后臺,掃入電腦的所有文案文字通過自動文字識別后自動生成為關鍵詞詞庫,用戶可輸入詞組或短語,在詞庫中進行全文檢索,快速有效地調出關鍵詞所搜索到的所有文件,再從中選擇用戶查找的確切文件,查閱其中詳細內容。
    6、其他功能
    軟件涵蓋操作管理、流程管理、檔案管理、檔案調閱、系統維護、遠程協助等模塊,開發的其他功能包括:
    用戶界面:根據客戶行業特色和特別要求量身定制,為客戶設計****的企業軟件界面,用戶也可根據個人需求切換操作界面皮膚或切換格式,體現更人性化、更靈活的操作。
    文檔一體化:與辦公自動化系統無縫接口,紙質檔案與電子檔案雙軌并行;
    權限管理:支持多層權限設置管理,對不同的用戶設置其查閱調取文檔權限,分配合理,增強文檔管理嚴密性;
    預立卷:便捷的預立卷功能可使您的組卷工作事半功倍;
    標準報表:符合國家檔案標準的報表輸出;
    部門立卷與檔案移交進館:數據導入、導出模塊充分保證系統數據的安全;特有的數據轉換與數據導出不僅可以保護用戶已有的數據資源,還可以使部門與檔案室、檔案室與檔案館之間進行方便快捷的數據傳遞與交換;
    全文管理:支持各類型多頁掃描儀,并采用追加、插入和覆蓋三種掃描輸入方式,并同時支持Word、Excel等電子文件的管理,確保全文管理工作的簡便化、高速度、高效率;
    檔案管理模式:分為立卷、不立卷、通用型三種檔案管理模式,使用戶靈活根據需要自行設計管理模式,既滿足了檔案組卷的用戶,同時又滿足了檔案改革后所需要的管理模式;
    自定義:檔案分類維護、系統代碼維護、數據觸發器定義、報表管理等功能的自定義,充分體現了用戶個性。?

    五、系統維護、數據備份方案

    (一)、我們公司將提供以下服務內容:
    1.協助銀行進行檔案管理系統維護并且建立系統維護記錄。
    2.派遣技術人員上門進行軟件的維護,及時發現問題并解決問題。
    3.根據銀行的需要,修改系統的配置文件、帳戶、打印輸出格式、統計報表輸出格式等,根據銀行要求對軟件功能進行修改和完善。
    4.根據銀行軟件使用情況及設備情況制定科學的數據備份方案和方法,并協助銀行進行日常數據備份和清理。
    5.協助同一版本軟件的升級工作。
    6.接到銀行通過電話,信函,傳真,電子郵件等方式提出關于軟件的服務請求后,我公司技術人員當日內通過電話向銀行用戶提供技術問題解答。
    7.本公司負責銀行操作員現場培訓。

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